Política de tratamiento de datos – For The Kids Latinoamérica

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida a titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa de la política de tratamiento de datos.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales.
Dato personal: Información vinculada o que se pueda asociara una o varias personas determinadas o indeterminadas.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o
sensible. Son datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciantes o servidor público.
Dato sensible: Son aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido o étnico, la orientación política, las convenciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales de derechos humanos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural, jurídica, privada o publica, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o suspención.

PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Legalidad: El Tratamiento de uso de datos en Colombia, es una actividad regulada bajo las normas mencionadaS anteriormente y en las demás disposiciones que se desarrollen.
Finalidad: El Tratamiento de datos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular de forma clara, concisa y precisa.
Limitaciones temporales: Una vex cumplida la finalidad del tratamiento, For The Kids Latinoamérica deberá proceder a la supresión de los Datos Personales.
Libertad: El Tratamiento de datos solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, los datos no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización.
Veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: En el Tratamiento de datos se debe garantizar el derecho al titular a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento de datos se sujeta a los límites de la naturaleza de los Datos Personales y de los límites establecidos por la Ley.
Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por For The Kids Latinoamérica se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Datos Sensibles: For The Kids Latinoamérica no recolectará aquellos datos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación.

ALCANCE

La presente política aplica a todos los empleados de For The Kids Latinoamérica, los aspirantes a ser contratados por la misma, ex empleados, representantes, agencias, proveedores, aliados que tengan cualquier actividad relacionada con Tratamiento de Datos Personales de los clientes, empleados, proveedores, personas naturales/jurídicas que reciben donaciones, contratistas, aliados estratégicos y vinculados.

DEBERES DE FOR THE KIDS LATINOAMÉRICA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, clara, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento de datos, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento de datos personales.
Exigir al encargado del tratamiento de datos en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBERES DE FOR THE KIDS LATINOAMÉRICA COMO ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DEL USO DE DATOS PERSONALES

Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho del hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la autorización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de cinco (5) días hábiles contados a partir de su actualización.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CALIDADES DE RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE USO DE DATOS PERSONALES

En caso de que For The Kids Latinoamérica tenga a la vez las calidades de Responsable y Encargado del Tratamiento, cumplirá con los deberes exigidos para cada uno de ellos, de acuerdo con lo establecido en la presente política.

RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

For The Kids Latinoamérica limitará la recolección de datos personales, a aquellos que sean pertinentes y adecuados para el fin por el cual se solicitan. La información personal podrá ser recolectada directamente del titular o de un tercero autorizado por el titular para suministrarla, así como de fuentes de acceso público.

PROPÓSITO DE RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Cumplir con sus obligaciones legales y estatutarias.
Vincular personal y cumplir con sus obligaciones legales como empleador tales como gestión de personal, pago de nómina, pago de prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, entre otros.
Analizar la viabilidad de donaciones y ayudas a los posibles beneficiarios de las mismas, sean personas naturales o jurídicas, hacer entrega de las donaciones, otorgar créditos con las donaciones, hacer estadísticas internas y de impacto social, hacer estudios de comunidades o individuos legales y estatutarias.
Transferir datos personales a autoridades competentes a quienes deban ser transferidos por exigencia legal o por mandato legal.
Atender quejas y reclamaciones.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

For The Kids Latinoamérica recolectará datos personales con autorización expresa del titular de la información.

Para el efecto, en el momento de la solicitud de autorización, For The Kids Latinoamérica, informará al titular de manera clara u expresa, lo siguiente: (I) Los datos personales que serán recolectados. (II) Todas las finalidades específicas para las cuales se está obteniendo la información y su consentimiento. (III) El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personas. (IV) Sobre la existencia de estas políticas de protección de datos y la forma de acceder a ellas. (V) Sobre sus derechos como titular de la información. (VI) Sobre los mecanismos de reclamación y consulta. (VII) Sobre el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre datos de niños (as) y adolescentes.

For The Kids Latinoamérica comunicará previamente al titular los datos, si decide cambiar la finalidad para la cual los solicitó con el fin de obtener del titular una nueva autorización.

MODO DE OBTENER LA AUTORIZACIÓN

For The Kids Latinoamérica podrá utilizar los siguientes mecanismos para obtener la autorización del titular.

Por escrito.
De forma oral.
Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
Por medios electrónicos, telefónicamente, o cualquier otro medio que llegare a ser dispuesto por For The Kids Latinoamérica.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

For The Kids Latinoamérica conservará copia o prueba de la autorización otorgada por el titular de los datos personales, en cualquier medio que permita su consulta posterior.

DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de autorización otorgada a For The Kids Latinoamérica para el tratamiento de sus datos, salvo cuando sea expresamente exceptuado como requisito para el tratamiento, de conformidad con la ley.
Solicitar en cualquier momento a través de reclamación, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos.
Solicitar a través de reclamación, la corrección o actualización de sus datos personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMACIONES

El área de Gestión Administrativa y Financiera, será la responsable de atender las peticiones consultas o reclamaciones que los titulares de datos presenten a For The Kids Latinoamérica.

MECANISMOS DE CONSULTA Y RECLAMACIÓN DEL TITULAR

El titular de los datos personales podrá comunicarse a través del correo electrónico forthekidslatinoamerica@gmail.com, o llamar al siguiente número telefónico +573022864154 para consultar su información, presentar su solicitud de supresión de datos, presentar la revocatoria de la autorización otorgada y solicitar la corrección o actualización de sus datos personales.

TRÁMITES DE CONSULTAS

For The Kids Latinoamérica atenderá las consultas de los titulares de datos personales en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. En caso de no poder hacerlo, informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que se le dará respuesta.

El segundo plazo no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del límite inicial.

TRÁMITE DE RECLAMACIONES

For The Kids Latinoamérica tramitará las reclamaciones de los titulares de la siguiente forma:

El titular deberá hacer el reclamo a través del correo electrónico forthekidslatinoamerica@gmail.com, o del número telefónico +573022864154 y deberá suministrar la siguiente información: (I) Identificación del titular. (II) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. (III) La dirección. (IV) Los documentos que acrediten la calidad en la que actúa si es del caso, o que quiera hacer valer.
For The Kids Latinoamérica, le confirmará al titular la recepción de la reclamación y le notificará sobre la necesidad de completar la información o reclamación, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que dirá "Reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El plazo máximo para atender el reclamo sera de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibido. Cuando no fuese posible atender el reclamo dentro de dicho plazo, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

PERSONAS LEGALMENTE AUTORIZADAS PARA HACER CONSULTAS O RECLAMACIONES

For The Kids Latinoamérica atenderá únicamente las consultas o reclamaciones sobre datos personales formuladas por las personas autorizadas por la ley. En consecuencia, For The Kids Latinoamérica dará trámite a las consultas o reclamaciones formuladas por las siguientes personas:

Al titular de los datos personales, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
El representante legal y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o poder.
por estipulación a favor de otro para otro.
Las personas que estén facultadas para representar los derechos de los niños, niñas o adolescentes.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

For The Kids Latinoamérica informará al titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo, y además le advertirá que no está obligado a autorizar su tratamiento.

For The Kids Latinoamérica sólo hará tratamiento de datos sensibles, en los siguientes casos:

Cuando el titular haya dado su autorización expresa a dicho tratamiento.
Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento For The Kids Latinoamérica adoptará las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES

For The Kids Latinoamérica solo recolectará los datos personales de los menores de edad que sean expresamente autorizados por sus padres en ejercicio de la patria potestad o tutores (Representante legal) y estrictamente necesarios para propósitos de otorgar becas o ayudas, en favor de los mismos y uso de imágenes para informes de gestión y presentaciones de For The Kids Latinoamérica según se describe en la presente política y para cumplir con las obligaciones legales vigentes a que haya lugar.

TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

For The Kids Latinoamérica no transferirá datos personales a otros países. Sin embargo, en caso de ser necesario, sólo transferirá datos personales a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos.

En caso de que el país al cual se requiera transferir los datos no ofrezca un nivel adecuado de protección de los mismos, For The Kids Latinoamérica sólo transferirá los datos personales cuando:

El titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
Se trate de intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública.
Se trate de transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
Se trate de transferencias acordadas en el marco de tratados internaciones en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
Se trate de transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y For The Kids Latinoamérica o el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.
Sea una transferencia legalmente exigida para salvaguardia del interés público o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Que el país al cual se transferirán los datos ofrezca el nivel adecuado de protección de datos personales.

CASOS EN LOS CUALES FOR THE KIDS LATINOAMÉRICA NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública, es decir, aquellos datos que no sean semiprivados, privados o sensibles y pueden estar contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con Registro Civil de las personas.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecidos en la normatividad vigente. For The Kids Latinoamérica adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas se encuentran en el Manual Interno de Protección de Datos Personales.

MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA

For The Kids Latinoamérica se reserva el derecho de modificar la Política de Protección de Datos Personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de la página web: wwwforthekidslatinoamerica.org con quince (15) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.

En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de los Datos Personales, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a For The Kids Latinoamérica el retiro de su información a través de los medios indicados previamente en esta Política. Sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de dicha información mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad u obedezca a una obligación de carácter legal.

LEY, JURISDICCIÓN Y VIGENCIA

Constitución Política de 1991, artículo 15 y artículo 20.
Ley 1266 de 2008.
Ley de Protección de Datos Personales o Ley 1581 de 2012.
Decreto reglamentario 1727 de 2009.
Decreto reglamentario 2952 de 2010.
Decreto 1377 de 2013.
Decreto 886 de 2014.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente política estará vigente a partir de su aprobación por el órgano de administración competente, y podrá ser actualizada o modificada en cualquier momento, caso en el cual For The Kids Latinoamérica informará a los titulares de los datos y solicitará una autorización adicional para el tratamiento de datos en caso de ser necesario.

VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos personales de For The Kids Latinoamerica estarán vigentes por el período de conversación de la información exigido por la ley que le sea aplicable, o por el tiempo requerido en algún contrato en particular, o por el período de tiempo necesario para hacer el tratamiento respectivo de acuerdo con la finalidad para la cual fueron recolectados los datos personales, siempre y cuando dicho período no sea inferior al período de conversación de la información exigido por la ley.

Fecha de creación: 20 de diciembre del 2023.